Contenidos temáticos

1. Definición de planificación
2. Planificación estratégica/marco estratégico
3. ¿A dónde llegar con la planificación estratégica?
4. El plan estratégico de la planificación
5. ¿Qué se necesita para llevar a cabo una planificación estratégica?
6. Planificación empresarial, funcional y de acción
7. ¿Qué es un plan empresarial, funcional y de acción?
8. Preguntas clave para llevar a cabo el plan de acción
9. Planificación de recursos humanos
10. Planificación para una organización
11. Planificación para un proyecto

Desarrollo del tema

1. Definición de planificación

La planificación es un término a considerar que comprende diferentes tipos de actividades: se puede planificar a nivel estratégico, a nivel funcional o a nivel de actividad, para una organización o para un programa o proyecto. Los dos tipos de planificación principales son los siguientes:

• Planificación estratégica (ver el apartado sobre Planificación estratégica/marco) y
• Planificación empresarial, funcional y de acción.

2. Planificación estratégica/marco estratégico

La planificación estratégica o el desarrollo de un marco estratégico representa un «cuadro» de mayor envergadura. Las organizaciones a menudo se ven tan envueltas en los problemas cotidianos que se olvidan de este «cuadro» de mayor envergadura.

Están siempre tan ocupados planificando «asuntos», que fracasan en la planificación funcional, empresarial o de acción.
Una organización desarrolla un marco estratégico a través de una planificación estratégica. Este marco le permite determinar sus prioridades y las estrategias que podrían ayudar en la consecución de su visión de futuro.

Una estrategia engloba tanto un enfoque general, que se fundamenta en la comprensión del amplio contexto funcional, como tus propias fuerzas y debilidades y los problemas a los que intentas enfrentarte. Una estrategia te ofrece un marco en el que trabajar, te aclara aquello que intentas alcanzar y el enfoque que pretendes usar. No explica en detalle actividades específicas.

3. ¿A dónde llegar con la planificación estratégica?

La planificación estratégica le permite a una organización de desarrollo:

• analizar la situación o contexto en el que funciona (social, político y económico), de modo que se entienda el contexto y se pueda formular una visión,
• identificar el problema o problemas, dentro de una situación en la que la organización cree que está bien ubicada para tratarlo (ver también el apartado Elementos de un marco estratégico),
• reflexionar sobre su sistema de valores para crear parámetros (un marco) para sus actividades,
• establecer metas por sí misma,
• formular una declaración sobre la visión y la misión, basada en un análisis e identificación de sus problemas,
•  analizar sus puntos fuertes y débiles a la hora de enfrentarse a los problemas identificados,
• identificar oportunidades y amenazas del entorno que pudieran afectar a su trabajo (un Análisis FADO y PEST serán de gran ayuda),
• dar prioridad a las necesidades,
• revisar opciones estratégicas para alcanzar sus metas y seleccionar las más apropiadas,
• estructurarse adecuadamente.

Hecho esto, la organización está preparada para pasar a la siguiente fase de planificación que consiste en la planificación empresarial, funcional y de acción, que convierte una estrategia en una puesta en práctica.

4. El plan estratégico de la planificación

Sin la fase de planificación estratégica es bastante probable que acabes realizando una serie de actividades que no siempre tiene como resultado un esfuerzo coordinado. El plan estratégico te mantiene en el camino y te proporciona una piedra de toque para encontrar respuestas a preguntas tales como:

• ¿Es éste el tipo de trabajo que deberíamos estar desempeñando?
• ¿Alcanzaremos nuestros objetivos con estas actividades?
• Teniendo en cuenta que contamos con pocos recursos, ¿es ésta la manera más estratégica de actuar?,
• Tendrá el máximo impacto para la inversión de recursos realizada?
• ¿Es ésta nuestra mejor manera de conseguir nuestros objetivos?.

5. ¿Qué se necesita para llevar a cabo una planificación estratégica?

Toda nueva organización, proyecto o programa necesita una planificación estratégica para desarrollar un marco estratégico en el que trabajar. Sin embargo, otras organizaciones, proyectos o programas ya existentes también necesitan revisar su proceso de planificación estratégica de vez en cuando, pues las situaciones cambian, las estrategias no funcionan, aparecen otras oportunidades disponibles.

Tampoco se recomienda una planificación estratégica anual, ya que los continuos cambios en las opciones estratégicas podrían dar lugar a que no dieran oportunidad real para que llegue a funcionar del todo.

No obstante, sí funcionaría una revisión de la estrategia cada dos años y un proceso de planificación estratégica a gran escala en un intervalo de tres a cinco años.

6. Planificación empresarial, funcional y de acción

Ahora es el momento en el que se pasa a funcionar. La mayoría de las organizaciones encuentra más sencillo ponerse manos la obra de inmediato que llevar a cabo una «estrategia». « ¿Planificar un taller o lanzar una campaña? ¡Vamos a trabajar de una vez!» No obstante, sin el trabajo estratégico preliminar, no hay manera de evaluar si el taller, la campaña o el enfoque son adecuados.

Como ejemplo, se puede tomar a una organización estadounidense con gran éxito en la prevención del VIH / SIDA en su propio país. Esta organización también se fundó en un país en desarrollo africano para realizar el mismo tipo de trabajo y se envió a un director de programas experimentado que obtuvo grandes logros en EE.UU.

Básicamente, centró su programa en las personas homosexuales y empleó una especie de «estrategia de choque» para conseguir que estas personas del país africano en desarrollo entendieran cómo prevenir la expansión de la enfermedad. Sin embargo, los hechos demuestran que en los países africanos la expansión de la enfermedad tiene lugar principalmente a través de las relaciones heterosexuales; además, estas personas eran menos receptivas en cuanto a homosexualidad se refiere en comparación con aquellas otras personas en San Francisco o Nueva York.

Se necesitaba otro tipo de estrategia, ya que al actuar de manera directa sin un previo proceso de plan estratégico, fracasó a la hora de tener un impacto en la epidemia del VIH / SIDA en este país en desarrollo.

7. ¿Qué es un plan empresarial, funcional y de acción?

Éstas son palabras diferentes para referirse a un proceso muy similar. Cada una de ellas se refiere a un plan de aplicación para conseguir tus metas y objetivos. Por motivos de simplificación, en general nos referimos a este proceso como planificación de acción y al propio plan como plan de acción.

Una vez se tiene el plan estratégico, el plan de acción responde a las siguientes preguntas:

• ¿Qué hace falta hacer?
• ¿Cómo se va a hacer?
• ¿Quién lo va a hacer?
• ¿Cuándo tiene que estar acabado?
• ¿Qué recurso se requiere para hacerlo?

Las respuestas a estas preguntas te darán la base para planificar un presupuesto y así recaudar fondos o ingresos. (Otra de las herramientas trata de manera más específica el proceso para elaborar un presupuesto)

Por ejemplo, tu visión consiste en que todo niño en un determinado país tenga acceso a una educación infantil temprana y asequible. Tu meta consiste en asegurar un número suficiente de profesores que haga posible tu visión.

Tu objetivo es preparar en cada región a un determinado número de profesores que trabajen desde casa, a través de la creación de talleres en estas regiones.

8. Preguntas clave para llevar a cabo el plan de acción

Tu plan de acción contestará a las preguntas clave en detalle como se indica a continuación:

• El número exacto de talleres y los objetivos de asistencia en cada uno de ellos (inclusive el perfil del tipo de participantes deseados).
• Cómo serán contratados los participantes, quién estará implicado y cuándo va a tener lugar.
• Qué currículo se va a emplear, quién lo desarrollará y cuándo.
• Cuándo y dónde se celebrarán los talleres y quién se encargará de organizarlo.
• Cómo, cuándo y quién va a realizar el seguimiento y evaluación de la estrategia de los talleres.
• Qué recursos se requiere para llevar a cabo cada uno de los pasos a realizar.
• Un presupuesto detallado.

Todo esto se podría resumir de la siguiente manera:

• Un plan de producción para el proyecto,
• Un plan de recursos humanos para el proyecto,
• Un plan de duración para el proyecto,
• Un presupuesto resumido o un plan financiero para el proyecto.

El plan de producción resume aquello que va ser producido, por ejemplo, 200 talleres, 4.000 profesores formados, un currículo publicado en un formato que pueda reproducirse, 25 formadores con preparación, etc.

9. Planificación de recursos humanos

El plan de recursos humanos proporciona detalles sobre cómo se afrontarán los requisitos en cuestión de recursos humanos del proyecto. Por ejemplo; dos formadores experimentados del personal actual de la organización; 25 formadores con preparación que serán capacitados para llevar a cabo los procesos de formación y que serán seleccionados desde las organizaciones comunitarias en cada región; una administración por parte del Director del Departamento de Formación; un administrador que trate con asuntos de logística en cada región, apoyado por una organización local, etc.

El plan de duración muestra la relación existente entre las actividades y aquello que ha de realizarse en primer lugar. Existen herramientas para llevarlo a cabo y en el conjunto de herramientas de la planificación de acción se encuentran referidas.

El presupuesto resumido incluye tus principales categorías de elementos junto con un plan para hacer circular el dinero. (La herramienta sobre cómo elaborar presupuestos explica cómo realizar un plan hacer circular dinero).

Para obtener más información sobre herramientas y técnicas que pueden ser útiles para la planificación de acción, también puedes ver el apartado sobre herramientas de planificación—descripción general.

Una vez que hayas hecho la planificación estratégica y de acción, estarás en el buen camino para realizar la aplicación.

10. Planificación para una organización

Alguna de los puntos que habría que considerar cuando planificas para una organización al completo son los siguientes:

• Cuando comienzas una nueva organización, presta especial atención a la fase de planificación estratégica. El trabajo a realizar sobre la evaluación de las necesidades y el análisis de los problemas en esta etapa resulta vital. (Ambos son tratados en detalle en esta herramienta).
• Haz revisiones estratégicas con regularidad (dos al año), al igual que planificaciones estratégicas (en períodos de tres a cinco años), para asegurar que tus estrategias aún son firmes y las mejores posibles.
• Fundamenta tus revisiones estratégicas y procesos de planificación estratégica sobre la base de algún método de evaluación.
• Deja la planificación de acción para los proyectos o unidades encargadas de esta tarea.
• No supongas que la distribución del trabajo tiene que ser la misma que la habitual—si el trabajo cambia, la estructura de la organización puede que también cambie.
• Implica a todos los departamentos, unidades, proyectos y programas en un proceso de planificación organizativo, pero sigue las directrices dadas en el apartado ¿Quién planifica?
• Es decisión del equipo administrativo integrar planes para que el plan organizativo sea coherente, en vez de un trabajo inconsistente con distintos planes.
• Es decisión del equipo administrativo asegurar que los recursos se encuentran adecuadamente distribuidos según el plan de acción.

11. Planificación para un proyecto

Éstos son algunos de los puntos a tener en cuenta cuando se planifica para un proyecto:

• Necesitas ser muy claro acerca de la relación entre el proyecto y la organización a la que pertenece. Debe existir una relación orgánica entre ellos. No puedes simplemente añadir un proyecto al trabajo de una organización porque parece una buena idea. Debe ajustarse a tu visión, valores, y declaración de la misión. (Ver el apartado sobre Elementos de un marco estratégico).
• Necesitas hacer una planificación estratégica inicial que sea prudente, y a continuación, revisiones estratégicas regulares (posiblemente cada seis meses), debido al ajuste temporal al que estás limitado. Esto te permitirá hacer modificaciones a tiempo.
• Necesitas planear tu tiempo con prudencia. A menudo, un proyecto tiene un período de tiempo limitado y, por tanto, tienes que ser capaz de producir los resultados propuestos en este tiempo especificado.
• Necesitas planificar tus necesidades de recursos con prudencia. Es probable que intentes recaudar dinero en particular para el proyecto, por lo que es importante que esto se lleve a cabo correctamente.
• Necesitas definir tu plan de recursos humanos con relación a la capacidad restante que ya existe en la organización.
• Necesitas planificar tus puntos de entrada y salida, de modo que otros interesados directos y la organización en conjunto comprendan las consecuencias de la duración del proyecto planificado.
• Necesitas planificar cómo vas a conectar el trabajo del proyecto con el trabajo que ya llevas a cabo en la organización. Es importante evitar que los proyectos se conviertan en «imperios» separados y que no parezcan parte de la organización.
• Necesitas asegurarte de que tus planes de acción no interfieran con las actividades cotidianas de la organización, o bien, coincidan con las actividades de otros proyectos y/o departamentos.

Recurso didáctico de apoyo

• Planificación estratégica y prospectiva