Esto no pretendía ser una serie de posts pero al escribir el último me topé con un enlace muy bueno del que he decidido hacer un resumen.

El concepto de los «changuitos» en la administración de tareas y administración del tiempo se presentó en un artículo publicado en la HBR en 1974. A pesar del tiempo transcurrido y la tecnología a nuestra disposición aún es un concepto muy válido. En esencia busca considerar todos esos compromisos y actividades que nos imponemos o llegan, a manera de pequeños pesos o molestias que traemos sobre el hombro, «changuitos» que no sólo consumen nuestra atención y energía sino que debe uno cuidarlos para atenderlos y deshacerse de ellos apropiadamente. Es aquí donde nace el arte de administrar monitos (o changuitos).

En el artículo se identifican tres tipos de trabajo:

• Aquellos impuestos por un jefe.
• Aquellos impuestos por un sistema.
• Aquellos impuestos por uno mismo

El objetivo debe ser eliminar o minimizar el trabajo traído por subordinados, tomar control de aquel impuesto por el sistema o un jefe y maximizar el propio. Suena lógico, ¿no? Pero, en la práctica, esto dista mucho de ser cierto. La mayoría busca quedar bien con el jefe, descuidando los otros dos tipos de trabajo. La razón de ello, simple y llanamente, es porque la evaluación que permitirá al empleado obtener recompensas y escalar posiciones, vendrá del jefe o así se piensa que será por lo que lo que realmente es importante a largo plazo lo cambiamos por lo que creemos es más importante en el corto plazo o para la imagen de nosotros ante otros u alguien más.

Hay 5 reglas a tener en cuenta en el cuidado de los monitos:

1. Los changuitos deben ser alimentados  y cuidados para que crezcan y terminen falleciendo naturalmente, de otra forma morirán de inanición o alguna otra dolencia y el responsable termina malgastando tiempo en intentos de resucitación o análisis post-mortem.
2. La población simiesca debe ser mantenida a raya. No pueden llegar nuevo individuos ni permitir que estos se reproduzcan indiscriminadamente. Debe considerarse cuánto tiempo toma alimentar o cuidar a cada monito y dividir el tiempo disponible entre éstos.
3. El cuidado y alimentación de monitos debe ser por cita o programado. El responsable no puede estar cazando monitos hambrientos, descubriéndolos, hallando crías bastardas o atenderlos en un modo de «atrápame si puedes».
4. La alimentación de los monitos debe ser en persona y cara a cara, nunca por correo electrónico. Documentación puede ser agregada al proceso pero no puede ser substituido por ésta.
5. Cada monito debe tener su próxima cita de alimentación planificada con una fecha y resultados (que no pueden ser vagos ni indefinidos) de lo que se busca alcanzar y que debería estar ya acordado.