Organiser son temps de travail : mieux se connaitre et 8 conseils

Qui n’a jamais rêvé de gérer le temps, d’arrêter le temps, de le figer à jamais ? N’importe quel chef d’entreprise voudrait avoir ces super-pouvoirs. Mais alors, accroitre sa productivité et gagner du temps par l’intermédiaire de la gestion du stress et d’une meilleure organisation personnelle, est-ce possible ? Peut-on mieux organiser son temps de travail ?

Internet fourmille de trucs et astuces pour vous permettre d’organiser au mieux votre temps de travail. Certains promettent des solutions miracles, d’autres ont trouvé la solution. Aujourd’hui, nous faisons un tour d’horizon des astuces existantes, des plus classiques aux plus innovantes. Nous nous pencherons également sur le fait de votre personnalité, intrinsèquement liée à votre mode d’organisation. Existe-t-il une façon de s’organiser inhérente à chacun ?

 

Le temps et le travail

Dans son rapport intitulé les horaires et l’organisation du temps de travail, l’INSEE indique qu’il existe différentes plages horaires en entreprise, au nombre de six. L’institut indique notamment que le travail à domicile s’accompagne d’horaires moins réguliers, ou encore que l’autonomie des plus qualifiés va de pair avec de plus longues journées de travail. Quel que soit votre statut, comment mieux organiser votre temps de travail ?

 

Les 1001 solutions possibles pour mieux organiser son temps de travail

Gérer notre temps n’a jamais autant été dans l’ère du temps. Parmi les solutions permettant de mieux gérer votre temps, on retrouve par exemple :

 

L’autodiscipline

Tout d’abord, l’autodiscipline est d’une importance capitale, que les solutions soient ou non innovantes : cette notion revient souvent, car comment vous réconcilier avec l’organisation si vous suivez votre cœur au lieu de votre tête ?

 

Mettre de l’ordre autour de vous, c’est faire l’ordre dans votre tête

Parmi les solutions classiques, on retrouve le fait de ranger son bureau afin de clarifier ses idées et d’être moins confus. L’espace de travail serait en effet un préalable à l’organisation mentale.

 

Faire des plannings 

Le CNFCE – organisme de formation pour les entreprises, conseille quant à lui de faire des rétro plannings afin d’établir des deadlines, de définir des priorités, de réaliser les tâches rapides en premier, mais également de « suivre son rythme d’efficacité ». Ce dernier point est intéressant, car qui mieux que vous-même est en réalité capable d’organiser votre temps ?

 

D’abord vous écouter, comprendre qui vous êtes, puis vous organiser en fonction

Comment le fait de ranger un bureau peut-il vous aider à vous organiser si vous êtes naturellement bordélique et que le bazar vous encourage à la créativité dont vous avez tant besoin ? Comment suivre un planning si vous êtes de nature passionnée ? Pourquoi déléguer si vous êtes incapable de faire confiance à vos collaborateurs ?

 

Prendre du recul

Il est minuit et nous sommes le 31 décembre 2020. Vous entendez à nouveau cette petite voix intérieure qui vous murmure : « ça y est, c’est décidé, demain je suis une personne organisée au travail ! »

Combien d’entre nous avons rêvé de changements brusques pensant qu’ils allaient révolutionner nos existences ? C’est bien simple, nous sommes tous dans ce cas, et malgré les conseils que nous avons lus et relus, on constate amèrement que le changement, c’est pas maintenant.

 

Trouver la et les solution(s) qui vous correspond(ent)

L’INSEE relève que les « jeunes et les cadres sont peu matinaux ». Si tel est votre cas, ne demandez pas à votre corps ni à votre esprit dès 8 heures du matin de s’activer à répondre aux emails ni à planifier votre travail. Rien ne sert de se faire violence et « tout vient à point qui sait attendre » (Clément Marot). 

De la même manière, cessez de faire des plannings si malgré tous vos efforts acharnés, vous êtes intrinsèquement incapable (et ce, depuis vos chères années étudiantes) d’en suivre un correctement. Planifier sa journée, organiser ses journées, consulter son agenda, son emploi du temps alors que vous êtes de nature brouillonne peut vous aider sur le court-terme, mais peut s’avérer contre-productif sur le long-terme. Vous pouvez opter pour une simple to-do list.

 

Savoir se connaître

Malgré tous les conseils que vous lirez, le plus judicieux est d’être honnête envers vous-même et avec la personne que vous êtes, de valoriser chacune de vos victoires, et de « tâter le terrain » pour savoir ce qui vous correspond, et ce qui ne vous correspond pas. 

À l’instar des régimes alimentaires, les nouvelles résolutions se perdent si elles sont contraires à la personne que vous êtes, tout simplement. 

Certaines solutions innovantes (et non miraculeuses) peuvent cependant vous être d’un grand secours : comme nous l’avons déjà sous-entendu, vous pouvez tout tenter, mais vous ne pourrez pas tout adopter !

 

Quelques solutions innovantes pour organiser son temps de travail

Il existe plusieurs conseils permettant de mieux maîtriser son temps. Les solutions « innovantes » énumérées ci-après peuvent être considérées comme formant une boîte à outils dans laquelle vous pouvez piocher.

 

1. Identifier vos horaires de pleine productivité

Personnellement, je suis très productif le matin, juste après le petit-déjeuner. Ma concentration baisse au fur et à mesure de la matinée et cela jusqu’au déjeuner. J’en profite donc pour faire mes tâches les plus prioritaires et les plus fastidieuses en tout début de journée.

Je retrouve une grosse capacité de travail généralement en fin de journée. Ainsi, je sais clairement quand faire le plus important. Et vous, quels sont vos horaires où vous êtes le plus productif ?

 

2. À la chasse à la procrastination pour organiser son temps de travail

Cesser de procrastiner est corrélé au fait d’augmenter sa productivité.

Que cela soit dans votre nature ou non de procrastiner, celle-ci est à bannir, dans la mesure où la procrastination empêche l’action, et que seule l’action est capable de vous faire réaliser vos objectifs, et donc d’être mieux organisé dans la gestion de votre temps.

 

3. Lire plus rapidement 

Augmenter votre efficacité au travers d’une lecture rapide nécessite de l’entraînement. Vous pouvez repérer immédiatement certains mots clés contenus dans un dossier et pourrez rapidement comprendre l’orientation de vos lectures. Cela vous permettra de gagner du temps, mais surtout de dégager du temps pour d’autres missions. 

Optimiser la gestion du temps consiste donc aussi à lire plus rapidement, de manière plus importante et synthétique, d’apprendre toujours plus, et d’améliorer vos capacités de mémorisation.

 

4. Négocier des délais plus longs auprès de vos clients et de vos collaborateurs

Savoir gérer les délais sans avoir la tête sous l’eau n’est pas donné à tout le monde. En dépit de votre haute capacité à être productif, il se peut que vous soyez dépassé par les événements. En conséquence, il est conseillé de négocier des délais aussi longs que possible, que ce soit auprès de vos clients, qu’auprès de vos collaborateurs. De plus, ils ne seront qu’agréablement surpris si vous parvenez à communiquer vos livrables en avance.

 

5. Mieux gérer les interruptions 

Dans les entreprises, il est possible que vous soyez « victime » d’interruption à chaque fois que vous remettez votre nez dans un dossier. Cela est pire si vous travaillez dans un open-space. Il est donc nécessaire de savoir dire non. Le savoir-dire est primordial à votre santé psychique de manière général et peut vous aider considérablement dans la gestion de votre temps. L’efficacité du travail ne consiste pas nécessairement à répondre aux mails aussi rapidement que possible, mais bien de parvenir à rester concentré sur une tâche, jusqu’à ce que celle-ci soit convenablement réalisée.

 

6. Réduire les activités chronophages

En 2019 et selon l’institut de sondage Médiamétrie, « 6 Français sur 10 se connectent chaque jour sur les réseaux sociaux et les messageries ». Les voleurs de temps sont un fléau. Ce sont des « activités » chronophages dont l’utilité est minime. Bien que cela soit en train de changer, les réseaux sociaux sont pensés de façon que vous ne vous rendiez pas compte de votre temps d’utilisation. Si vous vous sentez incapable de résister à la tentation de « checker » vos notifications, il se pourrait bien que vous souffriez d’addiction, et il existe pour cela des solutions.

 

7. Hiérarchiser les priorités pour organiser son temps de travail

Hiérarchiser ses priorités est essentiel, notamment pour ce qui concerne les priorités professionnelles. Sans surprise, définir ses priorités consiste d’abord à délimiter les tâches urgentes. Celles-ci doivent être pensées de façon à être traitées rapidement. Déterminer ses priorités demande certaines qualités telles que le pragmatisme. Par définition, l’affect est idéalement laissé de côté. 

La capacité à gérer les priorités vous permettra donc d’organiser votre temps avec davantage d’aisance.

 

8. Avoir du temps libre

Afin d’être doté de la capacité à s’organiser, et d’organiser son temps, il faut évidemment prendre le temps de s’organiser. Ainsi, un temps de pause s’impose, permettant de libérer du temps pour notre esprit. De plus, le temps libre permet de se distraire, d’éviter le burn-out et de laisser du temps en cas d’imprévu à gérer.

 

Laisser du temps au temps

Vous pouvez toujours vous tourner vers des outils de gestion du temps, mais toujours est-il qu’économiser votre temps en laissant du temps au temps est essentiel à votre bien-être personnel et professionnel. 

Peut-être que les entreprises sont en train de comprendre cette notion capitale. Par exemple, Google « permet à l’ensemble de ses ingénieurs (hors personnels administratifs) […] de consacrer 20% de leur temps (ou une journée de travail par semaine) à un projet de leur choix ».  

Le temps permet ainsi de laisser place à l’innovation. Parce qu’il conduit aussi à l’ennui et donne aux pensées la possibilité de s’égarer.

Organiser votre temps de travail, oui c’est important, mais vous organiser pour avoir le temps de penser, c’est primordial pour réaliser vos objectifs de vie et vous épanouir.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.