Un atelier d’équipe est différent des autres réunions professionnelles habituelles. En effet, de ce rassemblement dépend la bonne santé et l’avenir de l’entreprise. Un tournant à ne pas rater donc. Mais alors, comment organiser un atelier d’équipe pour le rendre efficient ? Éléments de réponses.
Qu’entend-on exactement par atelier d’équipe ?
Un atelier d’équipe est une réunion de travail où les participants débattent collectivement sur un sujet donné. Ainsi chacun apporte ses idées, sa vision et surtout son expertise pour les partager au groupe. La synthèse des travaux effectués pendant la séance est alors présentée à la direction via un porte-parole.
Organiser un atelier d’équipe : les paramètres à prendre en compte
Comme pour tout événement d’entreprise, l’atelier d’équipe mérite un minimum d’organisation.
Les objectifs
En définissant vos objectifs, vous ferez de votre atelier de travail une réussite sur tous les plans. Pourquoi organiser un atelier d’équipe à ce moment précis ? Que souhaitez-vous faire émerger à l’issue de cette réunion ? Quels sont vos buts ? Les réponses à ces questions vous aideront à optimiser votre événement et faire en sorte que ce soit un moment d’apprentissage, d’information, de créativité, etc.
Le lieu
Il doit symboliser le thème de cette réunion professionnelle. Contrairement à un séminaire d’entreprise, l’atelier d’équipe peut se dérouler dans les locaux de l’entreprise pour rester dans un contexte professionnel. Néanmoins, vous pouvez également louer une salle de réunion atypique pour l’organisation de votre atelier d’équipe. Un endroit hors du train-train habituel stimulera à coup sûr la créativité de chacun.
Les participants
Pour qu’un atelier d’équipe donne les résultats escomptés, le nombre de participants est limité. Huit personnes maximum pour donner le temps à chacun de s’exprimer. En effet, n’oubliez pas que le but d’un tel événement professionnel est que tous les participants puissent participer au débat en exprimant leurs opinions et en proposant leurs idées.
L’animateur
Il est l’élément clé de l’atelier d’équipe. Et pour cause, c’est l’animateur qui cadre le débat et s’assure que tout le monde participe. Il anime les discussions par des jeux de rôles, encourage les plus timides et refrène les plus bavards.
Le moment
De préférence, choisissez le début de la matinée ou de l’après-midi pour votre atelier d’équipe. De cette façon, les participants auront les idées claires et le corps frais. Ainsi, évitez la fin de journée où vos collaborateurs sont fatigués et n’ont qu’une hâte : rentrer chez eux. Un conseil : pensez à demander l’avis des participants pour les impliquer dès le départ dans votre atelier d’équipe.
La durée de l’atelier d’équipe
La durée de cet événement d’entreprise dépend des objectifs. En principe, il dure entre 30 minutes et quelques heures, pas plus.
Bon à savoir : pour retenir l’attention des participants tout au long de l’événement, n’hésitez pas à offrir des petites collations. Surtout s’il dure plusieurs heures.
Pourquoi organiser un atelier d’équipe ?
Pour former
Dans une entreprise, les « nouveautés » sont toujours bon signe. Un nouveau produit ou un nouveau service, une modification de process ou une nouvelle approche. De nouvelles décisions stratégiques ou une nouvelle méthode de travail. Dans tous les cas, vous devez organiser un atelier d’équipe pour former vos collaborateurs. Avec une bonne pédagogie, vous les mettrez en condition pour que cette « nouveauté » n’influence pas sur leur rythme de travail.
Pour résoudre des problèmes
Aucune entreprise n’est à l’abri des problèmes. Pour éviter qu’ils n’étouffent la dynamique de la société, il est primordial de trouver rapidement un consensus. Généralement, les ventes qui stagnent ou les réclamations des clients qui débordent, les dysfonctionnements entre les départements ou des tensions dans l’ambiance au travail, un projet qui traîne ou des baisses de performance sont le signe qu’il faut organiser un événement où tout le monde pour s’exprimer librement. Quoi de mieux qu’un atelier d’équipe pour mobiliser l’expertise collective afin de trouver des solutions ensemble.
Pour faire émerger de nouvelles idées dans un atelier d’équipe
L’atelier d’équipe est un mode de travail collaboratif qui met en exergue la capacité créative d’un groupe. Autrement dit, c’est une réunion professionnelle qui permet de faire éclore les idées à travers des débats. Et établir un plan d’action grâce à la confrontation des expériences. Gardez en tête que les nouvelles idées garantissent la pérennité de l’entreprise.
Pour informer et rassurer
Tout changement qui intervient dans la vie de l’entreprise peut dérouter vos collaborateurs : de nouveaux choix stratégiques, la disparition d’un département ou la signature d’un nouveau partenariat… Pour les informer et les rassurer, l’atelier d’équipe est l’outil de management idéal. Aussi faites en sorte que ce petit séminaire soit l’occasion pour expliquer ces choix et ces nouveaux objectifs. Mieux encore, servez-vous-en pour développer le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs et booster leur motivation.
Le mot de la fin
Organiser un atelier d’équipe représente un investissement pour l’entreprise, entre le temps que vous consacrez à son organisation et le travail que vos collaborateurs laisseront de côté pendant la durée de l’événement. Afin que cette réunion ne soit pas perçue comme une perte de temps, informez les participants de son importance. Expliquez-leur ce que vous attendez à l’issue de la séance. Par ailleurs, soignez la communication autour de cet événement. Donnez envie aux participants de venir, même si c’est une réunion obligatoire en utilisant tous les supports (mail, téléphone, affichage…).
Liberté dans les échanges, décisions collégiales et sentiments d’appartenance à l’entreprise. Pas de doute, un atelier d’équipe a toutes les qualités pour booster la productivité de l’équipe et de l’entreprise.
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