Você está inundado no trabalho, fica até tarde todas as noites, mas mesmo assim você ainda está ficando para trás. Você sabe que é melhor delegar, mas não sabe por onde começar. Que colega você deve perguntar? Realmente economizaria tempo? E como você sabe quais tarefas entregar e o que você mesmo deve fazer?
Desenvolver habilidades de delegação inteligente pode ser complicado, portanto, arredondamos os resultados da pesquisa, a opinião de especialistas e estratégias comprovadas de toda a web. Comece com estas nove dicas.
1. Tenha o pensamento certo sobre delegar
Como gerente, delegar é o seu trabalho mais importante. Sim, pode ser mais rápido – e parecer mais seguro – fazer um determinado projeto por conta própria. Mas cada vez que você evita delegar, você adiciona mais ao seu prato e priva seus membros da equipe de uma oportunidade de crescer. Este processo pode criar um ciclo desagradável: mais trabalho para você e ainda menos tempo para delegar.
Expanda sua mente e pense sobre o futuro. Mesmo se sua equipe começar devagar para se acostumar com os hábitos de delegação eficazes, você economizará muito mais tempo no longo prazo.
Finalmente, não se preocupe se mais delegação significa não conseguir tanto trabalho feito pessoalmente. Boa delegação leva tempo e preparação, cada um dos quais irá levá-lo para longe de suas tarefas diárias. É muito mais importante tornar toda a sua equipe mais eficaz do que espremer outros 20 por cento de você mesmo.
2. Compreenda os diferentes tipos de delegação
Algumas pessoas não gostam de delegar porque tiveram uma série de más experiências. Talvez sua equipe estivesse olhando três possíveis soluções de software, mas eles foram em frente e compraram um sem consultá-lo primeiro. Ou talvez você pediu um delegado para ajudá-lo com uma recomendação de tecnologia, mas tudo que você obteve de volta foi uma montanha de dados confusos e mais trabalho.
Em 9 de 10 vezes, você simplesmente não definiu que tipo de delegação você está fazendo. Antes de delegar seu próximo projeto, experimente primeiro escolher uma destas opções:
- “Faça exatamente isso”
- “Pesquise e me informe”
- “Pesquise e faça uma recomendação”
- “Pesquise, tome medidas, mas mantenha-me informado”
- “Basta ir… não há necessidade de voltar”
Às vezes, você só precisa de seu delegado para realizar uma tarefa simples, como entregar um pacote ou verificar um preço. Outras vezes, você quer uma recomendação informada – ou mesmo ação real – antes mesmo de obter retorno. Depois que você e seu delegado estiverem com o mesmo pensamento sobre o tipo de delegação, será menos provável de se surpreender com os resultados.
3. Dê às pessoas responsabilidade real, não uma lista de tarefas
Seus colegas de trabalho serão mais felizes em ajudar quando você entregar uma responsabilidade real. Isso significa dar-lhes o poder de tomar decisões, a liberdade de resolver problemas à sua maneira e a propriedade sobre os resultados, bons ou maus.
O outro lado está delegando listas de tarefas: uma série de recados ou pilha de tarefas que você simplesmente não quer lidar. Infelizmente, este tipo de delegação é menos eficaz. Seus delegados não se importam tanto com os resultados, você só economiza uma pequena quantidade de tempo, e sua equipe não será muito melhor uma vez que as tarefas estão feitas.
Delegar trabalho ainda está bem, mas seus delegados devem se sentir habilitados a pensar em novas soluções. Eles podem vir com uma maneira melhor começar um trabalho que foi mal feito? Eles podem usar a tecnologia para fazer isso mais rápido? Quanto mais flexibilidade você der, mais você ficará satisfeito com os resultados.
4. Forneça informações-chave no início
Quando se trata de delegação na gestão, é tentador entregar projetos rapidamente para que você não precise mais pensar sobre eles. Mas antes de você fazer, certifique-se de seus delegados têm contexto suficiente para fazer o trabalho. Isso pode significar dar-lhes uma pequena lista de colegas com conhecimentos básicos sobre um assunto relevante. Talvez esteja incluindo algumas conexões à pesquisa existente ou talvez você pode enviar notas da versão do ano passado da mesma atribuição.
Independentemente disso, o objetivo é colocar seus delegados no caminho certo. É bom para eles trabalhar com os próprios detalhes, mas eles não devem passar os primeiros dias dirigindo na direção errada. Às vezes, tudo o que é preciso é uma conversa de 10 minutos para garantir que tenham as informações básicas para que eles possam começar bem.
5. Delegue ao funcionário mais novo possível
Em vez de pensar sobre a delegação como uma maneira de passar o trabalho, pense nisso como uma oportunidade para dar aos contratados juniores mais responsabilidade. Quanto mais novo o funcionário que você entregar a responsabilidade, mais rápido eles pode crescer e os gerentes podem ficar mais tempo focados em projetos de nível superior, mais estratégico.
Incentivar seus próprios delegados a delegar também, só porque você está passando-lhes um projeto não significa que eles têm que fazer tudo sozinhos.
Finalmente, evite as armadilhas de “delegar para superiores”. Às vezes, seus delegados podem tentar passar projetos para você, convencido de que um funcionário mais sênior fará um trabalho melhor. Pense cuidadosamente antes de concordar em aceitar seu pedido. Normalmente, eles só precisam de sua permissão para assumir ainda mais responsabilidade.
6. Repasse as perguntas aos seus delegados
Você acaba de delegar um grande projeto, mas você rapidamente se encontra afogado em perguntas. Como você responde uma pergunta após a outra, você logo se sente como se estivesse fazendo o trabalho sozinho, afinal.
Em vez de responder a todas as perguntas, tente empurrá-las de volta para seus delegados. Muitas vezes, seus funcionários estão simplesmente se ajustando ao seu novo nível de responsabilidade e empurrar de volta é a melhor maneira de sinalizar que eles têm a sua confiança. Como eles trabalham através das próprias perguntas, eles vão aprender mais rapidamente, crescer mais rápido e, finalmente, sentir-se mais capacitado para tomar decisões.
7. Integre a delegação em sua rotina semanal
Talvez você saiba a importância da delegação, mas simplesmente não tem tempo para fazê-lo direito. A resposta? Ajuste sua rotina semanal para que a delegação ocorra regularmente e naturalmente.
Por exemplo, você pode agendar com seus delegados um am um, logo após uma reunião semanal com seu chefe. Desta forma, você terá suas principais prioridades em mente quando você conversar com os membros da sua equipe. Ou talvez você poderia bloquear uma hora por semana, dedicada especificamente para planejar o que você vai delegar em seguida. Você pode pensar sobre a progressão de carreira de cada membro da equipe, em seguida, onde cada funcionário poderia beneficiar mais de mais responsabilidade.
8. Não sabe o que delegar? Experimente uma agenda diária
Talvez você adoraria delegar em sua equipe, mas você não sabe por onde começar. Cada projeto parece tão importante quanto o último, e você não pode decidir qual entregar e qual você deve fazer.
Para descobrir por onde começar, rastreie seu trabalho em um registro diário. O que ocupa a maior parte do seu tempo? Há alguma coisa ocupando mais tempo do que você esperava? Um certo dia da semana é muito mais ocupado do que os outros? Às vezes, uma divisão clara de como você gasta sua semana pode ser surpreendente.
Em última análise, você deve procurar tarefas semanais que acontecem repetidamente e ocupam muito do seu tempo. Tarefas pontuais podem distrair, mas são menos ideais para delegação. Assim que você treina outra pessoa, a tarefa já está feita. E, embora seja bom delegar trabalhos rápidos de 10 minutos, a entrega de tarefas semanais de uma hora de duração fará uma diferença muito mais significativa a longo prazo.
9. Depois de delegar, revise
É fácil tratar a delegação como uma atividade “defini-la e esquecê-la”. Afinal, é problema de outra pessoa agora, certo?
Na prática, verificar como a delegação da equipe está indo pode expor os problemas e revelar oportunidades ocultas. Talvez você tenha descarregado com sucesso um serviço semanal, mas meses depois, seu delegado está perdendo mais tempo do que você. Ou talvez um empregado encontrou uma maneira inteligente de automatizar um projeto delegado, mas ninguém mais na equipe está fazendo uso da mesma tecnologia.
Finalmente, vale a pena perguntar aos seus delegados se os projetos que você delega estão ajudando-os a crescer. Você pode encontrar um funcionário que sente que o projeto extra ainda é uma distração, mas outro que não poderia estar mais feliz com todas as novas responsabilidades. Onde você descobrir problemas, você sempre pode delegar novamente ou delegar de forma diferente.
Em última análise, a delegação funciona melhor quando você a trata como uma oportunidade para o crescimento da equipe, ao invés de uma maneira de descarregar tarefas. Entenda onde você precisa delegar e entregar toda a responsabilidade. Em seguida, dê aos seus funcionários a informação-chave para começar, apenas sem as respostas a todas as perguntas. E quando seus relatórios começarem a pedir mais, você saberá que está no caminho certo.
Fonte: https://blogs.dropbox.com/business/2017/02/how-to-delegate | Por: Ben Taylor
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