Koko organisaation sisäisen viestinnän toimivuus punnitaan muutoksen myllerryksissä. Muutosviestintä ei voi koskaan olla irrallaan organisaation tehtävästä. Muutosjohtamisen sudenkuopat liittyvät usein viestintään. Kerrotaan vasta sitten, kun tiedetään riittävästi myös yksityiskohdista. Ei harkita riittävästi viestintätapaa ja sanoman muotoilua vaan lähetetään muistio. Kerrotaan vain niille, joita muutos suoraan koskee. Luotetaan pelkästään passiivisiin kanaviin esimerkiksi intranet ja sähköposti. Muutoksen hyötyjä ei riittävästi toisteta eri kanavia hyödyntämällä. Ei varmisteta viestin perillemenoa. Oletetaan, että ihmiset lukevat annetun materiaalin.

Esimiehen tulee muutostilanteessa tiedottaa henkilöstöään mahdollisimman paljon. Tieto helpottaa muutoksen pelkoa. Viestinnällä on suuri merkitys kehitystyössä ja muutoksen toteuttamisessa. Ennakoiva, rakentava ja inhimillinen muutosviestintä auttaa johtoa ja henkilöstöä hallitsemaan muutostilanteita. Muutosviestinnässä ja keskusteluissa on syytä keskittyä kertomaan rehellisesti perustelut muutoksen välttämättömyydelle, luomaan yhteistä tulevaisuudenkuvaa ja antamaan perusvastaukset ihmisiä askarruttaviin kysymyksiin. Toimivasta viestinnästä huolimatta näköpiirissä oleva muutos voi aiheuttaa työyhteisössä hämmennystä ja epäilyä. Tiedon jakaminen ylhäältä alas ei yksin riitä, tarvitaan yhteistä pohdintaa ja asioiden prosessointia. Muutoksessa on myös tärkeää puhua avoimesti ja rehellisesti tunteista.

Muutosviestinnän tavoitteena on auttaa henkilöstöä ymmärtämään, mistä muutoksessa on kyse, miksi se on välttämätön ja mihin sillä tähdätään. Toisaalta muutosviestinnän tavoitteena on henkilöstön asiantuntemuksen optimaalinen hyödyntäminen itse muutoksen toteuttamisessa. Johdon ja esimiesten vastuulla on järjestää yhteisiä keskustelutilaisuuksia, joissa ihmiset saavat esittää heitä askarruttavia kysymyksiä, ajatella ääneen ja purkaa tuntojaan. Siinä vaiheessa, kun johtaja on jo oman aikansa pureskellut muutosta, sen syitä ja seurauksia ja hyväksynyt ne, on monen rivityöntekijän prosessi vasta alullaan. Vaikka yhteisiin tilaisuuksiin ei millään tuntuisi olevan aikaa ja aina löytyisi tärkeämpääkin tekemistä, näiden tilaisuuksien sivuuttaminen saattaa kostautua moninkertaisesti ja syödä aikaa ja tehokkuutta perustehtävältä ja halutulta muutokselta. Henkilöstöhallinnon, muutosagenttien ja koko henkilöstön tehtävänä on edistää yhteistä keskustelua esimiehen tukena.

Viestiminen on aina haasteellista. Viesti välittyy harvoin kuulijalle juuri siten kuin lähettäjä on sen tarkoittanut. Ymmärryksen aikaansaamista auttavat seuraavat muutosviestinnän kultaiset säännöt:

• ”No news is bad news – uutisten täytyy olla huonoja, koska meille ei kerrota mitään”. Kerro asianomaisille mahdollisimman nopeasti, jotta huhut eivät pääse leviämään.
• Älä panttaa tietoa. Ole avoin. Kerro kaikki, minkä voit. Sano ääneen myös se, että sinulla ei ole lupa kertoa tai et tiedä kaikkea.
• Viesti ja toista yhä uudelleen keskeiset viestisi varsinkin epävarmoissa tilanteissa. Tietoa ei ole koskaan liikaa.
• Pyri olemaan johtajana ja esimiehenä lähellä henkilöstöä ja helposti tavoitettavissa.
• Piirrä kartta ja  kuvaa visio. Henkilöstö haluaa kokonaiskuvan.
• Hyväksy myös hankalat kysymykset. Älä torju niitä. Valmistaudu niihin.
• Ole rehellinen. Puhu aina totta, vaikka totuus olisi epämiellyttäväkin, sillä tekojen ja puheiden on oltava tasapainossa. Luottamus ratkaisee ja faktat ovat rautaa.
• Älä anna katteettomia lupauksia. Ne murentavat uskottavuuttasi.
• Luo tilaa keskustelulle ja hyväksy eri näkemykset. Noteeraa pienetkin onnistumiset ja kuvaa etenemisen vaiheet.
• Onnistumiset vahvistavat itseluottamusta. Käytä viestinnän keinoja monipuolisesti vain yksi tapa ei riitä. Erityisen tärkeää on viestiä kasvokkain.
• Tunnista todelliset kysymykset, jotta voit viesteissäsi tarttua oikeisiin asioihin.
• Anna tilaa tunteille, omille ja toisten, mutta älä jää niiden valtaan.
• Valmistaudu kohtaamaan vastakkaisia näkemyksiä. Pyri huomioimaan kaikki kysymykset.
• Oikaise virheelliset tiedot faktoilla, mutta arvosta mielipiteitä. Suunnittele etukäteen, miten aiot käsitellä ne.

Onnistunut muutosviestintä näkyy henkilöstön ajattelussa ja toiminnassa muu- tosprosessin aikana. Muutosviestintä on onnistunut, kun henkilöstö on ymmärtänyt muutoksen tärkeyden ja sitoutunut siihen, työmotivaatio on korkealla ja työyhteisössä tehdään töitä perustehtävän suuntaisesti. Kaikkein tärkein tunnusmerkki onnistuneesta muutosprosessista on kuitenkin luottamuksen säilyminen työntekijöiden kesken, esimies-alaissuhteissa sekä henkilöstön ja ylimmän johdon välillä. Kun muutoksen tavoitteet ovat selvät ja onnistuneen muutosviestinnän ainesosat ovat kunnossa, kehittämistyö ja muutos voi olla opettavaa ja koko organisaatiota palkitsevaa.