Bien préparer sa recherche de bureau
Premier article d’une série de 3 pour bien organiser votre recherche de bureaux et trouver le bureau parfait. Cette semaine, je vais vous parler de la préparation de la recherche, une étape souvent négligée et sous-estimée.
Le marché francilien est incontestablement le marché le plus dynamique d’Europe. C’est également un marché avec un nombre de m2 disponible important (4 millions de m²) et de fait un large panel d’offres à visiter lorsque l’on recherche ses locaux. Afin d’optimiser votre temps et être le plus efficace possible, voici quelques conseils pratiques qui vous permettront de préparer et d’organiser au mieux votre recherche.
# Identifier le contexte : pourquoi je recherche des locaux ?
Les raisons sont souvent les mêmes : besoin de s’agrandir, rachat d’une société, se rapprocher d’un point d’intérêt, réduction du personnel ou tout simplement envie de déménager… Ce point est primordial car il permettra par la suite de prioriser les besoins lors des visites.
# Déterminer sa zone géographique : où « idéalement » m’implanter ?
Le choix du lieu peut être lié à de nombreux facteurs, tels que :
- Je veux me rapprocher de mes clients, de mes concurrents ou du centre ville
- Tous mes salariés viennent par une ligne de transports en particulier
- Je veux réduire mes coûts et déménager dans un secteur moins cher
# Définir son budget : de combien je dispose chaque mois pour louer mes bureaux ?
Directement lié avec la localisation, le choix de ses futurs bureaux dépend le plus souvent du budget consacré au projet.
Attention : il ne faut pas oublier les charges souvent présentées en sus du loyer de présentation par le professionnel de l’immobilier. Par usage, les loyers de bureaux à la location sont affichés en € / m2 / an / hors charges / hors taxes (en savoir plus).
# Déterminer la surface recherchée
C’est assez simple d’avoir une idée de ce que l’on cherche lorsqu’on déménage pour prendre plus grand.
Pour les premières recherches, il existe des ratios de surface par personne permettant d’avoir une idée :
- 7 m² par personne pour un open-space
- 12 m² par bureau individuel
- 3 m² par personne pour une salle de réunion
Deux points de vigilance : prévoir une petite marge de 10% si vous avez prévu de recruter du personnel dans les deux ans à venir afin d’éviter de devoir déménager à la fin de la première échéance du bail. Enfin, ne pas oublier que les surfaces présentées par les professionnels de l’immobilier inclues les parties communes.
Une fois ces 4 points définis en interne, vous pouvez vous lancer dans la recherche de vos locaux avec un cahier des charges clair et bien défini.
Bien organiser ses visites
Rentrons maintenant dans le « dur » avec la (ou les) visite(s) ! C’est la partie la plus sympa (ou pas) pour la majorité des personnes en recherche, mais c’est également la plus chronophage. Sauf critères très spécifiques, vous n’aurez pas de mal à avoir de la part de votre conseiller immobilier une sélection pouvant aller jusqu’à 20 propositions d’immeubles. Il est donc primordial de bien lui faire comprendre votre cahier des charges afin qu’il vous accompagne au mieux dans votre recherche et adapte les visites à vos besoins.
# Avant de visiter : les pré-requis
– Un appareil photo ou un téléphone avec appareil photo : c’est l’outil indispensable pour éviter le fameux « comment c’était ? » de ses collègues ou de ses patrons. Vous éviterez des revisites inutiles dans le cas où le bien ne corresponde pas aux goûts de vos collègues/patrons. Ces photos/vidéos vous permettront également de vous rappeler ce que vous avez visité !
– Des chaussures confortables : visiter 5 immeubles dans une matinée, cela représente beaucoup de marche surtout si l’ascenseur ne fonctionne pas…
– A la différence de l’immobilier d’habitation, les professionnels de l’immobilier d’entreprise ne travaillent pas le week-end. Les visites seront donc programmées en semaine et la plupart du temps, pendant les heures de travail.
# Pendant la visite : la méthodologie
- Les horaires : éviter les visites avant 8h du matin et après 16h en hiver car les bureaux vides sont souvent sans électricité. Visiter dans le noir, c’est souvent passer à côté d’une opportunité.
- Les photos : le mot d’ordre est « le maximum ». Ne pas oublier la façade de l’immeuble, les parties communes et le local technique.
- Le résumé : lister pour chaque biens visités « les pour » et « les contre » en fonction du cahier des charges prédéfinis
- Le cahier des charges : ne pas hésiter à passer vite et à raccourcir les visites entre les immeubles si ils ne correspondent pas à votre cahier des charges
- Le coup de cœur : comme pour l’immobilier d’habitation, il faut s’obliger à visiter d’autres biens afin d’avoir d’autres éléments de comparaison.
- Le nombre de visites : éviter de visiter plus de 6-7 immeubles dans la même journée : c’est le meilleur moyen d’en oublier un ou plusieurs.
Bien sélectionner ses biens
# Excel est votre ami
Pour faire sa pré-sélection d’immeubles, Excel est encore une fois l’outil le plus adapté !
L’idée est de créer un tableau reprenant par colonne les immeubles retenus. Avoir les immeubles sur une seule page permettra de les comparer beaucoup plus facilement, notamment sur l’aspect financier.
# Attention aux règles de calcul
Les règles de calcul paressent simples, mais vous révéleront quelques surprises sur le coût global. En effet, les professionnels de l’immobilier d’entreprise présentent les immeubles en prix annuel hors taxes, hors charges par m2. Les charges et la fiscalité sont ainsi le plus souvent présentées sous ce format. Des différences de 30€ de loyer, de 20€ de charges et de 10€ de fiscalité entre deux immeubles ne paraissent pas exagérées sur le papier mais peuvent rapidement créer une différence importante sur le coût global et ce même pour une surface de 150 m2. (cf tableau ci-dessous)
Une fois les immeubles mis côte à côte sur le papier : les prestations retenues lors de l’élaboration de votre cahier des charges ou lors des visites prennent toute leur importance. En effet, elles se retrouvent souvent dans le montant des charges. C’est pourquoi vous vous rendez vite compte qu’un immeuble qui maîtrise bien ses charges est très appréciable… pour vos finances. Rapidement, certains immeubles de cette pré-sélection vont devenir soit plus attractifs ou au contraire sortiront de votre tableau.
# Le chiffre parfait est 3
Le nombre parfait d’immeubles présélectionnés est 3 : un « préféré » et deux plans B.
Puis vient la phase des négociations financières. Vos conseillers en immobilier d’entreprise sauront vous donner les tendances et marges de négociation sur chacun des immeubles. Elles dépendent souvent du type de propriétaire que vous aurez en face : institutionnels, privés, publics, administrateurs de biens. Ils ont tous des politiques et des objectifs de location complètement différents. L’état des bureaux, de l’immeuble, des parties communes ainsi que le taux de remplissage sont également des critères qui vous permettront de bien préparer votre proposition financière.
