Mūsdienās algota darbinieka ikdienas neatņemama sastāvdaļa ir e-pasts un tā iesūtnes regulāra pārvaldība. Ja kādreiz mēs vairāk paļāvāmies tieši uz telefona zvaniem un mutiskām sarunām, lai nodotu instrukcijas saviem kolēģiem un padotajiem, tad tagad visa šāda tipa komunikācija notiek tieši ar e-pasta starpniecību. Ja strādājat starptautiskā uzņēmumā ar filiālēm un uzņēmuma vadību vairākās valstīts, tad jums e-pasta komunikācija būtībā ir vienīgais veids, kā tiek saņemti un nodoti darba uzdevumi un instrukcijas. Jums droši vien ir labi pazīstama bezcerības sajūta, kad atgriežaties pie saviem darba e-pasta ziņojumiem pēc dažām dienām (vai pat stundām), kas pavadītas prom no datora, un jūs redzat, ka neatbildēto e-pasta ziņojumu apjoms jau ir sasniedzis nekontrolējamas proporcijas. Pārpildīta e-pasta iesūtne var šķist kā milzīga bedre, no kuras jūs nekad netiksiet ārā, jo katru dienu nelasītajiem e-pastiem pievienojas arvien jauni. Bet tam tā nevajadzētu būt, jo ir iespējami vairāki efektīvi veidi kā organizēt e-pasta iesūtni tā, lai tā vairs nesagādātu raizes.
Ar dažiem vienkāršiem soļiem jūs varat sakārtot savu e-pasta iesūtni, pārņemt kontroli pār visiem ienākošajiem ziņojumiem un pamatīgi samazināt trauksmes sajūtu, kas rodas, vien iedomājoties par e-pastu kaudzi pirmdienas rītā. Un patiesībā nav svarīgi, vai runa ir par jūsu darba vai privāto e-pastu – šos principus varat pielietot jebkura e-pasta iesūtnei.
Sāciet ar iesūtnes kārtīgu iztīrīšanu
Cik daudz neizlasītu e-pastu jums jau iekrājušies? Un cik seni tie jau ir? Daudziem šis solis var šķist mulsinošs, taču mēs ļoti iesakām izmantot e-pasta iesūtni tikai tam, kam tā ir paredzēta: jauniem ziņojumiem. Padomājiet, kā būtu, ja jūs reālas vēstules tādā veidā krātu uz virtuves galda, neatverot tās un neizmetot ārā, jūsu virtuve drīz kļūtu par nekontrolējamas papīra kaudzes noliktavu, vai ne? Jūsu e-pasta iesūtne darbojas līdzīgi, tā darbosies visefektīvāk, ja jūs to iztīrīsiet. Sāciet, izdzēšot visus saņemtos e-pasta ziņojumus, kuriem jums nekad vairs nebūs nepieciešams piekļūt atkārtoti (piemēram, paziņojumu par pagājušās nedēļas izpārdošanu lidojumiem uz siltajām zemēm vai pagājušā mēneša aktuālās vakances CV-Online portālā u.tml.). Ja izmanto šos vecos e-pastus un salīdzini piedāvājumus no dažādiem komersantiem, kas ienākuši laika gaidā, ir daudz labāki un parocīgāki veidi citās programmās kā to darīt ārpus e-pasta iesūtnes. Tomēr esiet uzmanīgi un neizdzēsiet tos vienumus, kuri varētu būt noderīgi, lai aplūkotu vēlreiz (piemēram, iegādāto preču pirkuma līgumi un rēķini, kas vēlāk būs vajadzīgi kā pierādījums garantijas remontam). Pēc tam mēģiniet sakārtot tos e-pastus, kurus vēlaties paturēt, tematiskās mapēs, kurās pārskatāmi atrast pēc to nosaukuma. Jūsu mērķis varētu būt samazināt e-pasta iesūtnē esošos e-pastus tā, lai tie visi būtu pārskatāmi vienas lapaspuses ietvaros, lai nav pārlieku jāritina peles kursors uz leju vai jāklikšķina nākamā lapaspuse. Jūsu ikdiena būs daudz efektīvāk organizēta, ja e-pastā spēsiet ātri izsekot visam, kas saplānots un kas vēl jārisina, vienā lapā. Un būsim godīgi: ja dienas laikā e-pasta iesūtne jau ir izpletusies uz divām lapām, visticamāk tā visa tā arī nekad netiks izskatīta.
Apvienojiet vairākus e-pastus vienā iesūtnē
Arvien vairāk cilvēku mūsdienās izvēlās izveidot vairākas e-pasta adreses – darbam, personīgajai lietošanai, hobijiem, attāliem radiniekiem, jaunumu e-pastiem utt. Apsaimniekot vairākas iesūtnes un katru savā adresē, šķiet, zemē nomests laiks. Apvienojiet vairākus e-pastus vienā iesūtnē, jo vairumā gadījumu jums patiesībā ir jāuztur atsevišķi tikai personiskie no darba e-pasta ziņojumiem. Visas personīgās e-pasta adreses apvienojiet zem vienas. Viena no iespējām ir pārtraukt veco e-pasta adrešu kontus, taču jūs varat arī izvēlēties pārsūtīt iesūtni no vairākām e-pasta adresēm uz vienu – jūsu primāro. Tādā veidā jūs ietaupīsiet laiku “staigājot” starp visām šīm adresēm un arī vienmēr būsiet lietas kursā par to, kas katrā no tām notiek.
*REKLĀMA
Atrakstieties un atsakieties no ziņojumu abonēšanas
Lielākie virtuālās pastkastes piegružotāji ir neskaitāmie sīkumi un ziņojumi, kurus jūs saņemat ik dienas vai ik nedēļas kā jaunumu ziņojumus no komersantiem vai jūsu iecienītajām interneta vietnēm. Un ne tikai jaunumu ziņojumi – arī notifikācijas par ziņojumiem jūsu sociālo tīklu portālos, kas jūs nevis uztur informētus, bet gan izklaidīgus, rodot vietu iespējai, ka jūs šajā mēslaines jūrā nepamanīsiet kādu tiešām svarīgu ziņojumu. Tas viss aizpilda jūsu iesūtni ar atjauninājumiem, kuriem varat sekot līdzi vienkārši apmeklējot minētās vietnes, ko jūs tāpat jau darāt vairākas reizes dienā – tad kāpēc piesārņot e-pastu? Tātad, nākamreiz, kad jūs izdzēšat kārtējo “karsto piedāvājumu” to pat neatverot, veltiet pāris klikšķus sava laika un atsakieties no ziņojumu abonēšanas pavisam. Vai arī, ja trīs reizes pēc kārtas no viena un tā paša sūtītāja saņemtos e-pastus neesat pat atvēruši – ir skaidrs, ka no tā ziņojumu abonēšanas ir laiks atteikties. Jūsu iesūtne uzreiz kļūs tukšāka ik dienas.
Ļaujiet savai iesūtnei darīt darbu jūsu vietā.
Viena no e-pastu funkcionālākajām un iecienītākajām iespējām ir automātiskie iesūtnes filtri. Jūs varat tos izveidot cik vien daudz jums ir nepieciešams un pēc tam jūsu iesūtne visus ienākošos e-pastus saliks tajās kategorijās, kādas esat minējuši. Un jums nebūs jākustina ne pirkstiņš. Piemēram, uzstādiet filtru ar radinieku e-pasta adresēm, lai to ziņojumi automātiski iekrīt sadaļā “Ģimene”, līdzīgi varat rīkoties arī ar kolēģu un draugu e-pastu grupām. Tādā veidā, kad jūs kaut ko meklēsiet vēlāk, to vienmēr būs viegli atrast attiecīgajos folderos.
Ieplānojiet e-pastus, kam ķersieties klāt “vēlāk”
Cik gan reižu nav bijis tā, ka jūs saņemat e-pastu un jau zināt, ka uzreiz tam klāt neķersieties, taču tas ir pietiekami svarīgs, lai to nepalaistu garām un neaizmirstu izpildīt? Šobrīd populārākajās e-pasta apkalpošanas sistēmās (Gmail un MS Outlook) ir pieejams spraudnis “Boomerang”, kas ir ideāli piemērots, lai ieplānotu darbības ar e-pastiem, kam plānojat ķersties klāt vēlāk. Jūs varat ieplānot tā, ka e-pasts it kā “pazūd” no iesūtnes un atgriežas vēlāk, kad esat ieplānojuši tam ķerties klāt, bet līdz tam laikam jūsu iesūtne tiks uzturēta tīra un kārtīga. Bumerangam ir arī citas labas īpašības – tas ļauj ieplānot e-pasta nosūtīšanu ar novēlotu termiņu (nevis uzreiz), un tas arī ļauj iestatīt atkārtotu e-pastu nosūtīšanu (piemēram – atkārtoti atgādinājumi par termiņu beigām vai tamlīdzīgi). Jūs varat arī iestatīt atgādinājumu nosūtīšanu, ja kāds no kolēģiem nenosūta jums atbildi noteiktā laika posmā, Bumerangs tad jums par to ziņos un jums pašam nebūs jāmeklē, vai atbilde saņemta, vai tomēr nē.
Esiet gatavi ķerties pie darba? Tad uzsāciet dienu ar savas iesūtnes pārveidošanu, lai tā strādātu jūsu labā, nevis otrādi. Iesākumā tas varētu aizņemt pat dažas stundas, bet laiks, ko jūs ietaupīsiet ilgtermiņā, būs ieguldīto pūliņu vērts.
