En la primer parte de esta entrada, hablamos acerca de la importancia que tiene medir el valor de las inversiones en IT. En la segunda vimos como se pueden categorizar estas inversiones.

En esta tercera veremos como poner foco en los retornos y beneficios.

Foco en los retornos ajustados por los riesgos

Introducir el concepto de una tasa testigo (barrera o umbral) también puede ser de ayuda para seleccionar los proyectos más ventajosos y, mejorar el valor actual obtenido de las inversiones en IT – mientras que también mejora la consistencia. El término “tasa testigo” es común – particularmente en el sector de servicios financieros – para determinar el retorno esperado de las inversiones a diferentes niveles de riesgo. Por ejemplo, es posible hacer una inversión de cero riesgos por, a lo mejor, colocar dinero en los depósitos interbancarios. Esto puede producir un retorno  anual fijo de 2,5% después de impuestos. Entonces, la tasa testigo debe ser de 2,5% para inversiones de cero riesgo y, el test de aceptabilidad de los retornos financieros aceptables para las inversiones de cero riesgo debe exceder el 2,5% anual fijo. De la misma manera, cualquier inversión propuesta denominada de bajo riesgo – pero no cero – puede tener una tasa testigo de digamos un 8% después de impuestos. Asumiendo que se tiene un proceso consistente para predecir y clasificar el riesgo, la metodología de tasa testigo ayuda a asegurar que, se aplican reglas consistentes para la medición y comparación de los retornos esperados de inversiones en IT y de negocio. Por supuesto, estas tasas necesitan ser revisadas regularmente para asegurar que ellas son apropiadas para el entorno económico general. Durante los períodos de condiciones económicas buenas, se pueden poner altas tasas y durante los periodos más débiles se pueden bajar esas tasas.

Si se acepta el concepto que una inversión relacionada con IT es una inversión en el mismo sentido que cualquiera del mercado inmobiliario o de una fusión o adquisición, es claro que aquellos que están liderando o aprobando esos proyectos, deben entender igualmente los terminaos financieros básicos de cualquier caso de negocio bien construido. Esto también implica la necesidad de entender los conceptos de valor presente neto, periodo de repago, tasa interna de retorno y como aplicarlos en el contexto de las inversiones posibilitadas por IT. También implica la necesidad de entender el concepto de riesgo y como se aplica a las inversiones de IT, ya que el riesgo es un factor esencial para determinar el nivel de retorno esperado de la inversión. No hablaremos aquí en detalle del riesgo pero hay que entender básicamente que a mayor riesgo del proyecto, son necesarias mayores tasas de retorno. Hay que establecer un proceso consistente para medir el riesgo potencial que puede estar basado en, por ejemplo, factores como la utilización de nuevas tecnologías no probadas, el grado del cambio organizacional necesario y, duración y medida del proyecto.

Utilizando estas técnicas y aplicando, por ejemplo, una escala de riesgo de 5 puntos donde 0 significa sin riesgo y 4 máximo riesgo, un proyecto con un nivel de riesgo anticipado de 3 (alto) podría, de acuerdo a las reglas de la empresa, tener una tasa testigo de 30% de retorno anual después de impuestos. Entonces, aquellos que deben liderar y aprobar proyectos entenderían en forma anticipada cuales son las expectativas y pueden asegurar que los proyectos que se presentan para su aprobación, solo se presentarán si se está seguro que superan la tasa testigo. Por supuesto, el peligro evidente es que los casos de negocios se desarrollarán para asegurar que se cumplen altos retornos sin importar el nivel de confiabilidad de poder realizarlos. Esta es la etapa de realización de beneficios del proyecto. No hablaremos detalladamente de la realización de beneficios. Medir la realización de beneficios requiere tiempo y un proceso definido pero, a menos que exista y opere adecuadamente, los procesos de los casos de negocio tienen fallas fundamentales que pueden producir el abuso de esta herramienta.

Definir y Cuantificar los beneficios esperados

Un caso de negocio entendible para cualquier inversión en IT propuesta, debe contener beneficios de negocio claramente articulados para posibilitar que se puedan calcular los retornos esperados. Estos beneficios generalmente son de dos categorías principales; Directo e Indirectos. Los beneficios directos generalmente incluyen los beneficios financieros que se espera el nevo sistema genere. Son generalmente una combinación de:

• Reducciones de costos
• Mejora de ingresos

Los ahorros de costos potenciales pueden ser fáciles de cuantificar, mientras que la mejora de los ingresos es, generalmente, un acto de fe. Sin embargo, sin importar lo difícil que sea, es esencial que se hagan estimaciones prudenciales de los impactos positivos en los ingresos. Dada la dificultad en la predicción precisa de los beneficios realizables, puede ser de ayuda introducir los escenarios de mejor caso, más probable y peor caso, donde los ingresos predicados son modelados en base a diferentes asunciones que varían desde el optimismo al pesimismo.

Mucho más difícil es cuantificar los beneficios indirectos. Sin embargo, esto nunca debería ser una excusa para no intentar medirlos. Estos beneficios a veces incluyen factores como; mejor reputación empresaria, mejorar la moral del personal y mejor retención de clientes. Pensando un poco, estos beneficios podrán ser cuantificados de alguna manera. Por ejemplo, mejorar la moral del personal debería conducir a una menor tasa de rotación, resultando en mayor productividad y menores costos de selección y entrenamiento. De la misma manera, incrementar la retención de clientes significa mantener ingresos actuales y futuros y reducir costos de adquisición de clientes.

Realización de Beneficios

La claridad y precisión de los beneficios anticipados como se describen en el caso de negocio, son la clave para demostrar la obtención de valor. La experiencia demuestra que, dentro de muchas organizaciones, este proceso es inconsistente e impreciso. Esto es particularmente verdadero en organizaciones que no tienen un proceso confiable de seguimiento de los beneficios y su relacionada responsabilidad, retroalimentación y proceso de aprendizaje.

Debería convertirse en una práctica estándar, en todas las organizaciones, el seguimiento de los beneficios logrados desde, el desarrollo e implementación de las soluciones de negocios posibilitadas por IT. Solo de esta manera será posible establecer el grado en el cual la inversión está cumpliendo y asegurar la responsabilidad apropiada. El seguimiento de los beneficios necesita ser un proceso continuo desde el día de la implementación de la solución. En el caso de los grandes proyectos, un figura confiable de los beneficios solo podrá lograrse luego de muchos meses, o incluso años después de la implementación.

Como muestra la figura (propiedad de Seaquation), las inversiones posibilitadas por IT pueden ser modeladas utilizando la tradicional curva S sobre el ciclo de vida total de la inversión. En los primeros estados (desarrollo e implementación), la inversión resulta en flujo de fondos negativos, una vez que se implementa la solución y madura, esta comienza a repagar la inversión a través de la reducción de costos o mejora de ingresos. La escala del tiempo de la curva S y los picos y valles de los flujos de fondos acumulados variaran de acuerdo a la inversión especifica que está siendo modelada y el apetito de periodo de repago de la organización.

Como parte de la gestión de post-implementación, puede ser de ayuda utilizar gráficos como estos para comparar las expectativas originales con el resultado final. Esto mostrará en un solo gráfico, en qué medida se están cumpliendo las expectativas iniciales permitiendo la toma de decisiones temprana acerca de si conviene o no seguir destinando fondos a esa inversión.

Continua en la parte final.

Fuente: ITGI Optimizing Value Creation From IT

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