Durante el año hablo con cientos de project managers de todo el mundo sobre sus experiencias con sus respectivos colegas project managers.

También tengo la oportunidad de hablar con docenas de clientes potenciales sobre sus experiencias, expectaciones y frustraciones en relación con el papel de un project manager en la empresa.

Como era de esperar, hay algunas variaciones en sus respuestas; pero también un denominador común entre todos ellos: la referencia al liderazgo.

El liderazgo es uno de esos amplios términos que, en mi opinión, es más fácil describir que mostrar, enseñar y medir; parecido a la ética o la administración.

A la gente le gusta pensar que lo entiende y a menudo pueden hablar mucho del tema, pero tienen problemas a la hora de montar un plan de formación de liderazgo. Peor aún, a todos les encanta introducirlo en cualquier conversación de negocios, junto con estrategia, ROI y demás.

Aquí dejo algunas respuestas que recibo cuando profundizo más sobre el tema:

-“Los project managers tienden a delegar funciones y cuando el miembro responsable del grupo no alcanza el plazo, dicen “¡bueno, estaba en el acta de la reunión y me dijeron la fecha!”

-“El project manager realmente no conoce los detalles, sólo administran un equipo. Si de verdad quiero saber qué pasa, necesito acudir al  experto en la materia.”

-“Lo único que hacen es pedir a otras personas que hagan cosas, así que es más fácil para mí que me lo den hecho y seguirlo yo.”

-“En realidad no sé quien lo posee.” Y esta última respuesta viene de muchas formas, siendo la más frecuente.

No tengo estudios fantásticos que respalden mis palabras, así que tendrás que confiar en mí en esto. Si tú también quieres recibir un “valor añadido” (otro término empresarial en creciente explotación) como miembro de tu organización, entonces necesitarás convertirte en un líder que administre un proyecto bien, un Project Leader.

Si te fijas en las siguientes dos áreas estarás en la dirección correcta:

1)      Hazte dueño de tu proyecto

Raramente un project manager dedica sus propios recursos o tienen la responsabilidad directa.

Casi todos con los que he hablado describen un ambiente en el que asignan los recursos de otro administrador propietario de los mismos. (Sé que alguien puede sentirse molesto por el uso de “recursos” y “poseer”, pero sólo son términos).

Algo muy común es que los project managers expliquen que no son expertos en materias, y se apoyen en terceros por sus conocimientos.

Estos dos conceptos mantienen a los project managers corriendo semanalmente entre reuniones y completando documentos del proyecto. Se reúnen de semana en semana (Lo sé, los evangelistas de Agile se pueden relajar… todos los días) y simplemente preguntan “¿Qué tal va? ¿Vas por buen camino? ¿Puedes prever algún problema? ¿Necesitas ayuda?” y así sucesivamente.

El problema reside en que, realmente, no se está dedicando tiempo en entender esos problemas, el esfuerzo, las dependencias y cuando las preguntas surgen de los interesados, comienza el torrente de emails.

Tu respuesta puede ser incluir un experto en la materia y acabar con la maratón de emails. Incluso sin saberlo, deberías haber acudido al experto, obtenido respuesta o entender lo que se necesite y, después, volver a esa persona con una solución.

Indudablemente quieres dar crédito a quién lo merezca. Por ejemplo, hablo con la Sra. SME y me confirma que A, B y C resolverían el problema. Lo tengo añadido a mi semanario, para validar el progreso, y volverá contigo en la siguiente semana, pero debes de ser el dueño.

2)      Conduce tu proyecto

Todos lo tienen, no eres el experto en la materia e incluso, si lo fueses, no es tu trabajo dentro del proyecto. Desafortunadamente, cuando los project managers no saben suficiente sobre un departamento o función en particular de su equipo, tienden a dar marcha atrás y no preguntar o insistir a esa persona.

Sin embargo, y dentro de lo razonable, deberás presionar a tu equipo para asegurarte de que no se “acomoden” con sus estimaciones y entregas. Con esto debes ser cuidadoso, pues la mayoría de las personas quieren hacer un buen trabajo y se presionarán a sí mismos.

En términos más serios, los project managers necesitan ser más diligentes en el seguimiento de los miembros del equipo, vendedores y, sí, clientes.

Si alguien te debe algo la próxima semana, deberías enviarle un email o llamarle hacia el final de esa semana para recordarle y pedirle si puede ayudarte de algún modo.

Muchos project managers simplemente muestran la semana siguiente, abren el plan de proyecto, y preguntan por su progreso, sólo para poder escuchar: “Lo siento, estoy haciendo todo lo posible. Lo tendrás antes de finalizar mañana.”

Enviar actas de reuniones con llamadas a la acción, llamar por teléfono en unos días para saber cómo poder asistirles, enviar una agenda 24 horas después de la reunión con los detalles de quien será el que proporcione las actualizaciones.

Teniendo en cuenta el ROI, pensar estratégicamente y mostrar la actitud de liderazgo es verdaderamente importante, pero como project manager hay cosas más importantes que poseer y dirigir tus proyectos.

Ahórrate mucho dolor y muéstrate como un project leader poseyendo y dirigiendo tus proyectos.

Para más información sobre formación en habilidades directivas echa un vistazo aquí.

Texto original de Robert Kelly, Managing Partner en KPA y consultor de proyectos. Robert también es Co-Fundador de #PMChat, una comunidad global de project managers y líderes de negocio que debaten las best practices y lecciones aprendidas vía Twitter (@rkelly976).