O projeto de organização dos acervos das Secretarias da Justiça compreende o arranjo, a descrição e a difusão dos acervos das Secretarias do Interior e Exterior (1891 – 1947), do Interior e Justiça (1947 – 1975), e da Justiça (1975 – 1991) recolhidos ao Arquivo Público do RS anteriormente a Instrução Normativa nº 04/09, a qual estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos no âmbito da administração direta do Poder Executivo Estadual.
Documentos sendo higienizados antes do manuseio
Com isso, este projeto tem por objetivo o cumprimento do Decreto n° 47.020/10, que reorganiza o Sistema de Arquivos do Estado, o qual possui entre seus objetivos “assegurar a proteção da documentação arquivística do Poder Público Estadual”. Com vistas a alcançar este objetivo, serão executados os seguintes objetivos específicos: classificação, avaliação e ordenação do acervo, indexação do acervo permanente no sistema AAP, difusão do acervo permanente visando o estimulo a pesquisa.
O projeto teve início em abril de 2014 com a pesquisa sobre a evolução administrativa das Secretarias para a elaboração do quadro de arranjo de cada fundo que foi responsável pelas atribuições da “Justiça” do Poder Executivo, de acordo com a período abrangido pelos acervos recolhidos ao APERS (Código 08 do QA PE). Para tanto, foi realizado o mapeamento nos Diários Oficiais do Estado (DOE) do período abrangido pelas Secretarias com o intuito de localizar os atos normativos que estabelecem suas atribuições e estrutura organizacional. Porém, poucos registros foram encontrados, o que dificulta a definição do quadro de arranjo destes fundos, o qual encontra-se em fase de estudo.
Concomitante a esta pesquisa foi realizada a mudança de 2.498 caixas e maços de documentos do andar térreo do Prédio 2 para o 2º andar do Prédio 3. Também foram realocadas 1.236 caixas e maços do período de 1947 a 1960, que estavam dispersos no andar térreo do Prédio 2. Ressalta-se que a mudança exigiu o planejamento técnico e muito esforço físico da equipe, na época composta por uma historiadora, uma arquivista e um estagiário. A mudança ocorreu durante 4 dias e contou com a participação de 8 terceirizados lotados no setor de mudanças da SARH. No Prédio 2, os acervos foram divididos conforme o fundo e ordenados de acordo com o ano de identificação das caixas.
Processo de classificação e avaliação
O acervo da Secretaria da Justiça, do período de 1975 – 1991, é o primeiro que está sendo trabalhado. Optou-se por este acervo, a partir da análise de seu volume documental e por ser o mais recente. Atualmente está em implementação as etapas de classificação e avaliação, contabilizando, aproximadamente 123 caixas, separadas em: guarda permanente, guarda intermediária, eliminação e interessantes. Os “interessantes” constituem-se de processos que foram classificados, mas que durante a leitura percebeu-se determinadas curiosidades e/ou características e por isso foram selecionados para apreciação da historiadora que compõe a equipe, a qual determinará o potencial histórico do documento e seu uso para a difusão do acervo.
Com a classificação e avaliação de parte deste acervo já é possível identificar as contribuições deste projeto para o desenvolvimento da gestão documental, uma vez que foram realizados diversos questionamentos quanto a classificação e a temporalidade de várias séries e subséries documentais. A partir das observações e discussões que estão surgindo com a aplicação dos instrumentos de gestão documental será possível apontar revisões e readequações necessárias para qualificação nos mesmos.
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