Ce este un Media Trip?

–          Excursia de presă (pe româneşte), este evenimentul de presă cel mai atractiv pentru jurnalişti şi poate deveni foarte eficient ca nivel de acoperire media.
–          În funcţie de durată şi număr de participanţi, poate fi costisitor pentru companie şi mult mai dificil de organizat decât alte evenimente
–          Presupune cazare, masă, transport şi entertainement[1] pentru jurnalişti
–          Rolul său este acela de a prezenta produsele/ activitatea clientului (precum şi de a-i răsfăţa pe jurnalist)
–          În cadrul media tour-ului, cel mai greu este să respecţi programul creat iniţial

Cum organizezi, in practica, un Media Trip?

În organizarea oricărei excursii de presă, există 3 momente, clar delimitate in timp:

I. Pregatirea Media Trip-ului

Pasul 1: Pregătirea conceptului pentru Media Trip – în acest caz, fiind o excursie de presa, conceptul este foarte simplu.

Se realizează prin brainstorming-ul echipei desemnate să se ocupe de proiect (în caz că este un eveniment mai complex) sau de persoana care se ocupă de clientul respectiv (dacă este o simplă conferinţă de presă). Este important ca inainte de a începe orice altă activitate, să se obţină aprobarea scrisă a clientului, atât pentru conceptul evenimentului, cât şi pentru buget. (în urmatoarele cursuri Buticul de PR veti gasi informaţii detaliate despre pregătirea unui buget profesionist şi modele de buget).

Pasul 2: Pregătirea calendarului pentru activităţile de pregătire (Timingul)– este necesar, astfel încât să ştim cât timp avem alocat pentru fiecare activitate şi dealine-ul fiecăreia.

Pentru a putea organiza în timp util un eveniment şi pentru a evita stresul cauzat de criza de timp, este important ca, încă de la început, să fie realizat un calendar al organizării, cu deadline-uri stricte pentru fiecare activitate din procesul de organizare. În acest fel, vei avea o evidenţă clară a activităţilor realizate deja şi a celor pe care mai trebuie să le faci. Acesta poate fi un document intern care să te ajute în organizare sau poate fi un document pe care clientul/ şeful ţi-l solicită pentru a fi sigur că evenimentul va fi bine organizat.

 

Pasul 3: Solicitarea ofertelor de preţ din partea furnizorilor, pentru a ne asigura că nu s-au schimbat de la ultimul eveniment şi pentru a realiza un buget cât mai apropiat de cel real.

Sunt identificati furnizorii – pentru materiale corporate, sală, aparatură tehnică, flori, catering, cazare, transport etc., în funcţie de conceptul evenimentului. Furnizorii sunt aleşi în funcţie de seriozitate, produse şi oferta de preţ.

 

Plata avansurilor – de obicei sălile de conferinţă ale hotelurilor cer plata în avans pentru o rezervare fermă; prin urmare trebuie să te asiguri că şeful/ clientul este dispus să plătească suma respectivă. Din acest motiv, în cazul în care te hotărăşti pentru o locaţie neconveţională, de genul unei cafenele, este posibil să nu mai ai de plătit şi închirierea locaţiei, deoarece majoritatea cafenelelor solicită daor palta consumaţiei.

De-ale lui Stan Păţitu’!

• Oricât ar fi de tentantă o ofertă de preţ mai mică, a unui furnizor necunoscut, este foarte important să lucrezi cu furnizori verificaţi, caracterizaţi prin seriozitate, chiar dacă au preţuri mai mari, pentru a nu avea surprize neplăcute în cadrul evenimentului. Cu cât este mai important un eveniment, cu atât pretenţiile pe care le are clientul/ şeful de la tine sunt mai mari; nu este momentul să faci acum experimente.

• Evită să alegi un furnizor doar pentru că ţi-a făcut o favoare sau pentru că ţi-a oferit o sumă de bani (există astfel de cazuri!); dacă vei avea probleme ulterior cu furnizorul respectiv, va fi foarte dificil să renunţi la el, fără a-ţi afecta imaginea.

Pasul 4: Pregătirea bugetului, în funcţie de ofertele de preţ primite – pe baza ofertelor de pret primite

Citeste continuarea in cartea „Secretele relatiei cu presa – Sfaturi practice si studii de caz” sau participa la cursurile „Buticul de PR”, online sau clasice!