Ao longo da jornada empreendedora, uma das etapas mais importantes é a realização do piloto. Nesse momento a solução é testada, validada e tem margem para ajustes e melhorias. O piloto pode criar oportunidades de venda do produto e estreitar a relação entre empreendedor e escola. É um processo de aprendizado para todos os envolvidos.
Para entender de forma simples e didática sobre a implementação de um piloto, trazemos o passo a passo da experiência bem sucedida entre o Colégio Elvira Brandão e o aplicativo Pertoo. Não existe uma receita infalível nem fórmula pronta. Mas a experiência de quem já testou pode ajudar muito outros empreendedores. Confira!
Este é o momento do empreendedor explicar de forma clara, objetiva e didática sobre a solução. Esteja aberto a ouvir críticas. Ninguém está tão envolvido com a solução quanto você – e por isso mesmo, ninguém é obrigado a reconhecer de cara quanto a ferramenta pode ser eficiente. Uma dica do Pertoo é fazer uma demonstração prática para quem vai usar a solução no dia a dia.
Além disso, é importante que o empreendedor tenha em mente qual é o real problema. Ouça o que os gestores têm a dizer. Entenda o problema da escola e mostre como a ferramenta pode de fato resolvê-lo.
Com o sinal verde da escola, o segundo passo é formalizar os combinados. Definir todos os compromissos de ambos os lados, as ações e os responsáveis e colocar tudo em um termo de parceria. Questões que envolvem a implementação, a duração do piloto, seus objetivos, os critérios para medir seu sucesso e até a forma de pagamento, caso o piloto seja pago. Se o acordo prevê um piloto gratuito, a startup precisa avaliar sua capacidade e destinar recursos suficientes para isso – de tempo, equipe e financeiros.
O terceiro passo e talvez o mais importante é o de preparação, o pré-piloto. É nessa fase em que os detalhes são finalizados e a solução é implementada na escola para que, posteriormente, a instituição colha os frutos. Para o diretor Renato Júdice, este é o momento mais tenso e repleto de dificuldades. Primeiro pela questão cultural dentro da escola, que costuma enfrentar alguma resistência nos processos de inovação, e segundo pelo esforço e trabalho que o piloto gera – sendo que os benefícios só serão observados mais para frente. Por isso, a dica de Renato é que o empreendedor cuide dessa fase como se fosse cuidar do próprio filho. Dê suporte e apoio necessários à escola. Facilite a comunicação e esteja disponível – pelo Whatsapp, Skype, telefone, e-mail…
Além de combinar com a escola a melhor forma de organizar a formação de quem vai usar a ferramenta, é importante que o empreendedor faça também uma análise prévia junto com os gestores sobre perfil, formação e disponibilidade dos envolvidos. No caso do Pertoo, Alberto estava preparado para fazer apenas um treinamento com a equipe do colégio. Quando começou, percebeu que não seria suficiente. Mudou os planos, fez primeiro uma demonstração geral das funcionalidades do app para depois partir para o treinamento mão na massa. Ou seja: mensurar se o esforço necessário e a equipe disponível são capazes de garantir o funcionamento e uso adequados da solução ajuda a otimizar recursos e tempo.
Ao longo de todo o piloto, é essencial acompanhar o seu desenvolvimento de forma bem próxima à escola.Renato reforça a importância de o empreendedor ter em mente que para a escola tudo é novo. Vale ressaltar que é no dia a dia que as surpresas, mudanças inesperadas e os imprevistos acontecem. Para evitar frustrações de ambos os lados, as informações sobre o processo precisam circular para todos os envolvidos. Se a equipe da escola muda, por exemplo, o imprevisto não deve comprometer o processo.
Nada melhor do que uma conversa honesta e respeitosa para apontar o que não está dando certo, o que pode melhorar e elogiar o que vai bem, obrigado. No caso do Elvira e do Pertoo, um dos pontos altos foi a reunião de feedback. Fez toda a diferença o fato de os educadores apresentarem ao empreendedor o que estavam gostando e o que não estava funcionando bem. A pedido dos professores, o app acrescentou o envio de vídeos às funcionalidades. Os pais da Educação Infantil queriam imagens das crianças. Em vez de ficar tirando fotos, as professoras passaram a enviar vídeos da sala inteira, em diferentes momentos do dia.
Por fim, nada conta mais sobre a eficiência de uma nova ferramenta do que os resultados que ela apresenta. Se ela de fato resolve um problema apontado pela escola e, no caso do Pertoo, apoia a prática diária dos educadores e o engajamento das famílias, o objetivo foi atingido. A comunicação feita pelo aplicativo de mensagens instantâneas teve 99% de taxa de resposta – contra 40% da boa e velha agenda de papel.